9 dicas práticas sobre como organizar um laboratório e otimizar os processos

Como organizar um laboratório

Além de organizar as rotinas do dia a dia, uma gestão eficaz no laboratório deve estabelecer metas de crescimento, sempre com o intuito de melhorar o atendimento.

A tecnologia pode ajudar muito, pois otimizam processos, reduzem custos e aumentam os rendimentos do laboratório. Veja algumas dicas da Núcleo de Resultados de como organizar um laboratório.

Os alvarás e a legislação

A rotina no laboratório envolve riscos de contaminação. Para reduzir o perigo:

• É preciso obedecer às legislações sanitárias e trabalhistas do setor;
• Estar de acordo com as normas de fiscalização.

 Além de evitar multas, esse cuidado preserva a integridade de todos no laboratório.

Para uma rotina mais tranquila, observe esses pontos:

• Alvará sanitário da Prefeitura;
• Em âmbito federal a fiscalização cabe a ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária; já em âmbito estadual e municipal fica a cargo das secretarias estadual e municipais de saúde (quando for o caso);
• Contador;
• Profissional habilitado;
• Certificado de conformidade do Corpo de Bombeiros;
• Fazer o registro no Conselho Regional de Biomedicina;
• A NR 32 (Norma Regulamentadora), do Ministério do Trabalho, também é importante. Esse documento contém os requisitos mínimos para o laboratório permanecer seguro e saudável.

A gestão de finanças

 Assim como as empresas de outros setores, laboratórios prosperam quando são capazes de cobrir os custos e gerar lucro. Você pode pedir ajuda a Núcleo de Resultados, ou aprender os conceitos básicos, como o fluxo de caixa. Com isso, todas as operações financeiras do laboratório, considerando receitas e despesas, são registradas.

Quando o saldo é positivo no final de um mês, ou de um trimestre – depende do período que você definir – o laboratório está rendendo, do contrário, requer ajustes.

O controle de insumos e do estoque

O gerenciamento dos recursos, como os equipamentos sofisticados e os materiais descartáveis, deve ser rigorosa. Esse cuidado, aliás, é uma das formas de como organizar um laboratório.

É importante fazer manutenções preventivas nos equipamentos mais caros e controlar bem o estoque para evitar desperdícios e falta de produtos. A tecnologia pode ajudar, pois alguns softwares para laboratório ajudam a contabilizar os itens em estoque.

Em alguns casos, é possível negociar devoluções com os fornecedores. Lembre-se de treinar os colaboradores a fazer o controle de estoque para registrar tudo em relação ao uso, disponibilidade e falta de material.

Treinamento para a equipe

Quando procuram atendimento, os pacientes precisam de agilidade e respeito. Com uma boa experiência, ele pode retornar ou indicar o laboratório. No entanto, esse ciclo só se completa quando os profissionais são treinados e capacitados para isso. Recebendo capacitação, secretárias, recepcionistas, enfermeiros, farmacêuticos e biomédicos e, ainda, biólogos e químicos. De nível técnico: técnicos de enfermagem, assim como técnicos de laboratório, técnicos em patologia clínica e profissionais legalmente habilitados contribuem para tornar os procedimentos mais humanizadas. O treinamento da equipe deve ser prioridade para melhorar a gestão.

O poder dos dados nas decisões

Manter a organização no ambiente de trabalho é extremamente importante para qualquer profissional que queira ter mais produtividade e qualidade, pois garante às pessoas melhores condições de vida e facilidade no dia a dia, além do conforto. Na área de saúde, a importância aumenta, pois esses profissionais lidam com muitos dados diariamente. No controle de exames e procedimentos internos ou externos, com controle por etiqueta, código de barras e interface com equipamentos dos pacientes, por exemplo, estão anexados exames anteriores, receitas, uso de medicamentos, peso, exames de pré-natal e todo o histórico de exames anteriores.

O laboratório tem, ainda, a agenda de exames, os alvarás, os números do financeiro, ou seja, muitos dados. Além de se preocupar em como organizar o laboratório, é fundamental monitorar as informações disponíveis. Ainda bem, o armazenamento e a análise dos dados pode ser facilitada com um software para laboratório.

Qualidade do atendimento

O atendimento aos pacientes é primordial no sucesso dos laboratórios. Investir na qualidade do atendimento satisfaz os atuais e pode atrair novos pacientes. Depois que a tecnologia revolucionou diversos setores, os erros e a demora no atendimento são inaceitáveis.

Por isso, fique atento aos seguintes pontos no laboratório:

• Realize um tratamento mais humanizado com os pacientes;
• Trate os pacientes de maneira pessoal;
• Mantenha o ambiente limpo e organizado;
• Esteja atento às reações do paciente;
• Padronize os processos;
• Estabelecer metas a curto, médio e longo prazo;
• Definir claramente as responsabilidades;
• Focar totalmente na qualidade;
• Investimento no treinamento e integração;
• Cumprir o horário das agendas;
• Melhorar o aspecto visual e o conforto da clínica;
• Pensar em ações para satisfazer e fidelizar os pacientes.

Além de saber como organizar um laboratório, na gestão, é fundamental fazer projeções do futuro financeiro da empresa. Um laboratório também precisa estabelecer metas de crescimento e meios para alcançá-las. Por isso, o fluxo de caixa é tão importante, mostrando o saldo operacional e se vai sobrar, ou faltar dinheiro.

Depois de conhecer o cenário, é interessante que os setores tenham metas, como reduzir custos, atrair novos pacientes, melhorar o atendimento e ser mais assertivo nos agendamentos. Tudo isso para aumentar os rendimentos do laboratório.

A satisfação do paciente

Monitorar a satisfação dos pacientes é uma das melhores estratégias para a clínica. Atender bem e contar com a ajuda da tecnologia, para isso, é indispensável no atual cenário. Para saber se a qualidade do atendimento é satisfatória, questione os pacientes. Depois, analise o feedback e veja onde é possível melhorar.

Ferramentas que otimizam os processos na clínica

Os processos internos do laboratório podem ser otimizados com suporte tecnológico. Se você já sabe disso, chegou a hora de conhecer os principais recursos que ajudam clínicas a aperfeiçoar a gestão e o atendimento.

Sistema de gestão de laboratório

Os melhores sistemas para a gestão de laboratório facilitam a rotina do administrativo do financeiro e até o gerenciamento de agenda. O laboratório ganha em agilidade e os clientes saem mais satisfeitos do atendimento. Muitas atividades são automatizadas e, por isso, o dia a dia no laboratório é transformado.

Sistema em nuvem

Facilitar! Esse é o principal benefício dos sistemas informatizados para laboratórios. Os softwares que utilizam a nuvem permitem a execução de diversas atividades mesmo quando o está fora do laboratório. Resultado? Muito mais agilidade no atendimento. Além disso, a segurança dos dados também aumenta nos sistemas online para a gestão de laboratórios.

Prontuário digital

O uso de prontuário digital também ajuda a organizar o laboratório. Essa ferramenta dispensa o uso de papel, reduzindo custos, melhora o arquivamento e o compartilhamento do prontuário.

Com o prontuário digital, o laboratório terá um ganho significativo na qualidade, produtividade e agilidade do atendimento.

O uso de novas tecnologias na gestão de clínicas

Existem diferentes tecnologias para auxiliar a gestão de laboratórios. As melhores estão focadas em humanizar o atendimento, amparar na gestão financeira e administrativa. Assim, ajudam empresas de saúde a otimizar os processos e deixam pacientes mais satisfeitos.

Gostou da leitura? Agora você sabe como organizar um laboratório e as ações necessárias. E, no seu laboratório, existe margem para melhorias? Então, chegou a hora de aderir às novas tecnologias, depois, basta conferir os resultados e mudanças na qualidade, agilidade e eficiência da empresa.