1. Análise SWOT
Ferramenta de gestão para ser utilizada quando se espera ter um diagnóstico detalhado sobre a situação atual da empresa. Para aplicá-la, é fundamental ter um bom nível de conhecimento da concorrência e do mercado.
A análise SWOT, também chamada de FOFA, siglas formadas pelas iniciais das palavras que as compõem — em inglês e português, respectivamente. Basicamente, essa metodologia analisa 4 pontos distintos:
Strengths (Forças): identifica os pontos fortes do negócio e o que ele tem para oferecer ao mercado;
Weaknesses (Fraquezas): são os pontos fracos, representados pelas principais fraquezas, ou seja, o que o negócio precisa aprimorar para superar atuais resultados;
Opportunities (Oportunidades): observa o cenário externo para identificar oportunidades para a empresa e novos objetivos para o futuro;
Threats (Ameaças): identifica os concorrentes e fatores do ambiente externo que ameaçam o sucesso da empresa, logo, precisam ser evitados ou tratados.
2. Matriz de Ansoff
A matriz de Ansoff, uma ferramenta de gestão focada no crescimento da empresa com base em seus produtos ou serviços e em quatro estratégias possíveis. A matriz leva o nome de seu criador, o consultor Harry Igor Ansoff, e é muito utilizada por gestores e profissionais de marketing diante da necessidade de conhecer os riscos de crescimento de seu negócio. A matriz de Ansoff é como um gráfico que relaciona quatro fatores: produtos existentes, produtos novos, mercados existentes e mercados novos.
3. 5W2H
Além de ser facilmente adaptável, essa ferramenta oferece clareza na organização das funções, permite controlar melhor as tarefas e auxiliar para otimizar o tempo investido na execução delas, melhorando a produtividade.
Por ser considerada uma ferramenta de fácil aplicação e que encaixa em qualquer empresa, independentemente do seu porte ou da atividade que exerce.
Ainda, consiste em uma checklist de atividades a serem realizadas pelos colaboradores de uma empresa. A sigla 5W2H tem origem em sete perguntas — em inglês — utilizadas para elaborar uma lista de ações, consideradas cruciais em qualquer planejamento:
- What (O quê)?: Qual o objetivo do projeto ou qual ação deve ser executada;
- Why (Por quê)?: Porque realizar o projeto ou porque essa ação é necessária;
- Where (Onde)?: Onde o projeto será aplicado ou onde cada etapa do plano de ação será realizada;
- When (Quando)?: Tempo gasto para a execução do projeto ou quando essa ação será executada;
- Who (Quem)?: Quem são os envolvidos no projeto (equipe) ou quem são os envolvidos em cada ação (lideranças e liderados);
- How (Como)?: Como será realizado o projeto ou como cada ação deve ser executada — o passo a passo;
- How Much (Quanto)?: Quanto custará o projeto ou qual o custo de cada ação — de acordo com as possibilidades financeiras da empresa e permitindo adequações antes da execução do projeto, se necessário.
4. PM Canvas (Project Model Canvas)
Também conhecido como Business Model Canvas, é considerado uma ferramenta de fácil utilização, geralmente aplicada por empresas que estão entrando no mercado. Essa metodologia oferece uma visão macro de todo o negócio, auxiliando o gestor no planejamento e no controle das principais áreas da organização.
O modelo de projeto Canvas é uma ferramenta de gestão composta por 9 elementos que formam uma tabela a ser preenchida:
- Fontes de receita: quais são os meios para captar recursos;
- Relacionamento com clientes: definição de criação e manutenção do vínculo com os consumidores;
- Segmentos de clientes: qual é o público-alvo da empresa e quais são suas necessidades;
- Recursos-chave: criação de valor para o cliente;
- Proposições de valor: fatores que tornam a empresa competitiva em seu mercado de atuação;
- Atividades-chave: quais são as atividades relacionadas diretamente com as proposições de valor;
- Canais: quais são os meios de prospecção de clientes e como eles entrarão em contato com a empresa;
- Estrutura de custos: elaboração de um mapa descritivo e detalhado mostrando os gastos da empresa;
- Parcerias: define as relações que serão estabelecidas com outras empresas ou pessoas para tornar o empreendimento mais competitivo.
5. Six Sigma (metodologias DMAIC e DMADV)
Seu objetivo é analisar o desempenho de uma empresa. Com essa ferramenta de gestão, é possível testar e qualificar processos, produtos ou serviços.
Como resultado, sua empresa terá melhor desempenho, satisfação e fidelização dos clientes.
A Six Sigma é aplicada por duas tecnologias diferentes.
DMAIC
Utilizado para melhorar os processos que já são realizados na empresa. São 5 etapas definidas por verbos de ação:
- Definir: momento de estabelecer quais processos, produtos ou serviços precisam ser aprimorados;
- Mensurar: avaliação dos principais aspectos do projeto, seu desempenho e a causa dos desperdícios;
- Analisar: nessa etapa, ocorre a proposição de ações de correção;
- Incrementar: as soluções corretivas propostas na etapa de análise são colocadas em prática para padronizar o trabalho e otimizar o processo;
- Controlar: oportunidade para verificar os resultados e monitorar os processos com sistemas de controle.
DMADV
Ao contrário do DMAIC, o modelo DMADV serve para projetos novos, produtos ou serviços ainda não lançados pela empresa. Para tanto, também se divide em 5 etapas:
- Definir: estabeleça objetivos conforme a estratégia da empresa e a opinião dos clientes;
- Mensurar: verifique as hipóteses que os objetivos estabelecidos têm para dar certo. Para isso, use indicadores de qualidade, como análise de risco e qualidade de produtos e serviços;
- Analisar: a partir dos resultados obtidos na etapa de mensuração, encontre estratégias que oferecem os menores riscos para o sucesso do projeto;
- Desenhar: detalhe e teste a viabilidade do projeto, além da criar planos de ação para áreas que necessitam de ajustes;
- Verificar: nessa etapa final, o produto ou serviço é disponibilizado no mercado e os resultados são monitorados.
6. Ciclo PDCA
O objetivo dessa ferramenta é implementar mudanças para manter o aprimoramento constante, utilizando um ciclo de 4 etapas. Essa sequência deve ser reiniciada periodicamente para alcançar os resultados esperados:
- Plan (Planejar): elaborar o plano a ser seguido, considerando dados e informações;
- Do (Fazer): etapa para executar o plano de acordo com as especificações definidas;
- Check (Avaliar): coleta de informações referentes aos resultados obtidos. Aqui, verificam-se erros e acertos em relação ao planejamento;
- Act (Agir): com os resultados da avaliação, é momento de decidir quais procedimentos serão rotina na empresa e o que deve ser revisto antes do próximo ciclo PDCA.
7. KPI – (Key Performance Indicator)
A sigla KPI vem do inglês Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de performance. Ele serve para medir se uma ação foi pensada considerando os objetivos da organização. Ou seja, dentre todas as ferramentas de gestão, ele é o que vai oferecer um indicador que será escolhido pelos gestores de acordo com o momento atual da empresa e qual o objetivo dela durante determinado período. Isso quer dizer que existem vários KPIs, mas nem todos vão fazer sentido para você em um dado momento. Por isso a importância de levantar os objetivos da organização de forma clara e em conjunto.
8. Matriz GUT
Muito usada para estabelecer prioridades na organização, a Matriz GUT prioriza as tarefas mais relevantes para a empresa e define quais devem ser executadas primeiro. É uma das ferramentas de gestão mais fáceis de aplicar, basta a estruturação de uma tabela onde serão listados os problemas da empresa. O próximo passo é classificá-los conforme as variáveis da matriz: gravidade, urgência e tendência.
- Gravidade: impacto que o problema gera nos envolvidos, sejam colaboradores, processos, tarefas ou resultados. Aqui, o gestor analisa os efeitos de um problema e suas consequências a médio e longo prazo;
- Urgência: representa o prazo ou o tempo disponível para a resolução de um problema, ou seja, quanto menor o tempo, mais urgente deve ser a solução;
- Tendência: analisa a probabilidade (ou o potencial) do problema aumentar com o passar do tempo. É uma espécie de previsão da evolução desse contratempo.
9. Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero)
O OBZ é uma é uma ferramenta estratégica utilizada pelas empresas na elaboração do Planejamento Orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base Histórica).
A metodologia parte do princípio de que muitas empresas, ao elaborar seu orçamento de forma convencional, consideram que todos os gastos do último exercício serão novamente necessários e que todas as metas de receitas serão alcançadas, o que não é obrigatoriamente uma verdade. Isto acaba gerando um orçamento inchado e desalinhado com a estratégia, pois os números não são analisados de forma detalhada e cuidadosa.
Para combater este problema, no OBZ são analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, sem a utilização de bases históricas.
10. Princípio de Pareto 80/20
Para finalizar a nossa lista das principais ferramentas de gestão utilizadas pelas empresas, vamos ao Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20. O Princípio parte do entendimento de que há uma tendência de que 80% dos efeitos surgem de apenas 20% das causas. Em outras palavras, a regra nos indica que a maioria dos resultados depende de uma quantidade pequena de causas. Essa é uma relação que pode ser observada na economia, na sociologia, na computação, no universo corporativo etc.
Com isso, o Princípio de Pareto propõe uma análise das causas para identificar onde a empresa deve concentrar seus esforços, seja para corrigir um problema ou para potencializar resultados. Essas são ferramentas de gestão muito utilizadas pelas empresas, seja de forma independente ou, quando apropriado, combinadas entre si. Avalie seus benefícios e indicações e utilize-as para gerenciar seu negócio de forma cada vez mais estratégica.
Conclusão
Essas são ferramentas de gestão muito utilizadas por laboratórios, seja de forma independente ou, quando apropriado, combinadas entre si. Avalie seus benefícios e indicações e utilize-as para gerenciar seu negócio de forma cada vez mais estratégica para melhorias, controlar crises e gerencias riscos.
