MAPEAR PROCESSO não é desenhar Fluxo de Processo.
Um Mapeamento deve considerar, no cenário atual, uma forma de:
1 – Eliminar rupturas e gargalos
2- Considerar também possíveis desperdícios de tempo no processo, ou seja, atividades que não possuem transformação, podem ser eliminadas.
3- Redesenho de um processo é preciso considerar atividades não existentes e que são fundamentais para uma operação eficiente.
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- AUTOMATIZAÇÃO: Gerar demandas de automatização do processo.
- PADRONIZAÇÃO: Detalhar os processos, através da elaboração de procedimentos e treinar a equipe em executar o trabalho de acordo com o padrão estabelecido, criando a ROTINA DE TRABALHO.
- CONTROLE E MEDIÇÃO: Definir pontos de controle ou KPIs dos processos, de forma a permitir que seja apurado os resultados dos processos e se necessário, gerar plano de ação de melhoria. A definição de indicadores e apuração de resultados deve ser associado PLANO ESTRATÉGICO DA ORGANIZAÇÃO, ou seja, criar um report do processo para a Alta Direção.
- INTEGRAÇÃO COM A AUDITORIA: O processo deve se tornar auditável, elaborando CHECK LIST customizados, desdobrando em atividades (menor variável) e criando parâmetros de verificação da conformidade, de forma a facilitar auditoria nos processos, permitindo a garantia da conformidade e melhoria dos processos.
- INTEGRAÇÃO COM A GESTÃO DOS RISCOS e OPORTUNIDADE: Identificar incertezas nos processos através de análises e identificar possíveis riscos e oportunidades para a organização. Realizar a tratativa de cada um, de forma a reduzir ou evitar a materialização dos riscos e garantir que as oportunidades identificadas sejam aproveitadas.
- INTEGRAÇÃO COM O PLANO DE COMUNICAÇÃO: Identificar no processo, quais atividades (menor variável) possuem necessidade de comunicação interna ou externa e através desta análise, elaborar um PLANO DE COMUNICAÇÃO detalhado.
- INTEGRAÇÃO COM PARTES INTERESSADAS (STAKEHOLDERS): Identificar no processo, quais partes interessadas estão envolvidas na atividade (menor variável), identificar as necessidades dos mesmos e elaborar um PLANO DE RELACIONAMENTO COM STAKEHOLDERS.
- INTEGRAÇÃO COM A GESTÃO DOCUMENTAL: Identificar em cada atividade (menor variável) quais documentos são gerados e quais são necessários, de forma a elaborar a LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS e permitir o controle de documentos, como distribuição de documentos, controle de permissões, mapeamento de documentos públicos e sigilosos, documentos que possuem dados de pessoas físicas e precisam ser controlados conforme a Lei LGPD.
CUIDADO COM AS INTERFACES DOS PROCESSOS: Onde um processo começa e onde ele termina precisa estar bem delimitado, através da definição de entradas e saídas, pois estas entregas precisam ser monitoradas quanto a qualidade e desempenho. Deve ser criado uma visão de Cliente e Fornecedor interno dentro das organizações, de forma a aumentar o engajamento da equipe, afinal um fornecedor sempre se preocupa com a satisfação do seu cliente.
Para termos um bom produto, precisamos que todos os processos tenham boas entregas!
Especialista em Sistemas de Gestão
